事务信件的写作要素

更新时间:2013-04-03 17:06点击:
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    事务信件(Business Letter)包括求知、求学、咨询、投诉、介绍等,它比私人信件的格式和措辞较为严谨和正式。写好商务信函有三个要素:

    (1)确切(Accuracy)
信件中所谈的事务必须确切,即必须把重要的事实及相关的数据陈述得准确无误,不能含糊。比如,你对某一劣质产品进行投诉,你必须在信中确切地写明购买该产品的时间、地点及其型号,同时还要附上有关的证明材料,如发票等。这样既有利于解决问题,又可以节约双方的时间。

    (2)简洁(Brevity)
事务信件应开门见山,无需拐弯抹角。写信人应直截了当地告诉对方你写信的目的是什么。如你要申请某一职位,你的第一句话应是:I am very interested in the position you advertised in the newspaper of March 10,2005 。然后列举最重要事实,说明你能胜任这一职位。最好用数字标明,这样可以给人以更深刻的印象。如:
    I believe I am qualified for the position.
    First, …
    Second,…
    Third,…
    最后,应在信中阐明你希望收信人为你做些什么。

    (3)清晰(Clarity)
事务信应给收信人条理清晰的感觉,切忌冗长乏味。为了达到这个目的,应该记住“三短”: 段落要短,句子要短,用词要短。一般地讲,事务信件的一个段落不能超出10行,否则会给人以沉闷的感觉。现代人大多行色匆匆,因此,最好将长句分为几个短句。同时宜选短的、意义确切的词,可以给人明快的印象,省去收信人推敲词义的麻烦和时间。

(责任编辑:谷雨英语单词速记网)



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